効率よく会議を進行!無駄のない会議は生産性をあげる!

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket
  • LINEで送る
pixta_15066744_M

こんにちは。ぬか漬けを上手く漬けられず、完全にスランプに陥っている菊地です。

私はキュービックに入社する前、フリーランスとして生計を立てていました。そういった事情から、様々な企業に出向いて打ち合わせを行ったり、会議に参加したりする機会が多かったように思います。

無駄な会議していませんか?

フリーランスからすると、会議は必要最低限で済ませたいもの。しかし、無駄に会議を開いている企業も数多く見受けられました。そこで今回は、様々な企業の会議に参加してきた私が、生産性の低い会議になってしまう原因とその解決策をご紹介していきます。

そもそも会議って何をすべき?

meeting-nu

人と人が集まって何かを成し遂げようとする場合、意思決定にはどうしても時間がかかってしまうもの。その意思決定を円滑に行うために設けられているのが「会議」です。しかし多くの企業では、本来の意図とは逆に、会議が効率や生産性を下げてしまっているケースが多くあるようです。

生産性の低い会議の原因

pixta_23500000_M

では、生産性を高めるために行う会議が、なぜ逆に生産性を下げてしまっているのでしょうか。確かに、会議と聞いて生産性と結びつくことは少ないように思います。会議の生産性を下げている原因は一体どこにあるでしょうか。さっそく見ていきましょう。

・論点が横道にそれる

pixta_9695185_M
もっとも多い原因が、このケースではないでしょうか。「そもそも」や「そういえば」、「そうだったっけ?」という言葉が発端となり、本来の議題とは違う内容にそれてしまうというもの。これは、前回の会議の内容を忘れていたり、ちゃんと把握していなかったりすることが主な原因です。

・時間を意識していない

pixta_24088714_M

会議=長時間。こういったイメージを持っている人が多いと思います。しかし、会議というのは本来であれば最速最短で行うべきもの。「いい案がまだ出ていない」「話し合いが平行線のままだから」といった理由で1時間や2時間も延長しているようでは会議の意味がありません。

・結論を先延ばしにする

y

「いったん持ち帰ります」や「改めて相談させてください」と、意思決定を先延ばしにすることで起こる問題です。確かに、上司やクライアントに確認しなくては決められない場合もあります。しかし、自身の裁量で決断できる場合でも、「一度考えてから、報告します」と決断を先延ばしにしている時もあるのではないでしょうか。

・過剰にメンバーを参加させている

admin-ajax_waifu2x_art_noise2_scale_tta_1

7、8人参加している会議なのに、実際発言しているのは2、3人。あなたもこういった会議に参加したことがあるのではないでしょうか?

このケースの問題点は、不必要なメンバーが出席しているということ。しかし、多くの企業では「発言していないメンバーがいること」こそが問題点だと考えているのです。実際にその場合もありますが、前者のケースである可能性は十分あります。

教育という観点から、新人や若手を会議に出席させることも大切ですが、会議ごとに「本当にそのメンバーが出席する必要があるのかどうか」今一度、見直しても良いかもしれません。

・惰性で会議を開いている

businessman talks about business people

本来であれば必要ないはずなのに、「週に一度は定例会を行う決まりだから」と無理に議題を作って会議を開催するケースです。1人や2人に確認すれば事足りるような内容であれば、わざわざ人数を集めたりぜずに思い切って会議を中止してみてはいかがですか?

生産性の高い会議をするために

DSC_7577comp_web

では、どのようにしたら生産性の高い会議が行えるのでしょうか。次は、生産性を上げるために意識したいこと、気をつけるべき点をみていきましょう。

・時間を測るようにする

時間を議題ごとに計測して、時間を意識しながら会議を進めましょう。会議の終了時間は決めておいても、各議題に何分使うのかまでは決めていない企業もあるようです。参加メンバーの一人をタイムキーパーに任命し、ストップウォッチで時間を計ってもらうようにすると会議の延長を防ぐことができます。

・アジェンダを事前共有する

pixta_27603314_M

会議の前日までに、アジェンダや必要な資料を共有しておくことで、参加メンバーが議題に対し、自分の意見をキチンと明確にしておくことができます。会議中に資料を確認する必要もなくなるので、会議の時間を短縮することにもなります。

・議事録にチェック欄を追加する

che

「たかがチェック欄で変わるものか」、と思われた方もいるのではないでしょうか。しかし、これが想像以上に効果があります。

チェック欄にチェックを入れるということは、「自分は議事録をキチンと読みました」と全員に宣言することにもなります。これは、各メンバーに「チェックを入れる」というアクションを起こしてもらうことで、当事者意識を持ってもらえるというもの。その結果、議事録の流し読みや、「そもそも」「そういえば」といった議論の逆戻りを防止することができるのです。

・PCやスマホを持ち込まない

PCやスマホを持ち込んでしまうと、ついつい会議に関係のないメールやチャットを返信してしまうことはありませんか?そうなると自分の業務ばかり進めてしまい、会議に集中できなくなってしまうことに。これでは、生産性の高い会議は行えません。

プロジェクターを使用する場合や議事録を作成する人以外は、極力PCやスマホを持ち込まないようにしましょう。

・役割を決めておく

事前にファシリテーターやタイムキーパーを決めておきましょう。ファシリテーターを決めておくことで、会議中に話が横道に逸れた場合でもすぐに本題に戻すことができます。同時にタイムキーパーも決めておけば、アジェンダを時間通りに進めることができるので、会議時間が大幅に延びることを防止できます。

・会議のゴールを「マスト」「ウォント」で決めておく

goals written by hand

今日の会議では、「3月にキューチャン!で公開する人事関連の記事企画を10個出す」というように、ゴールを明確にして会議に臨みましょう。その際に、マストとウォントを決めておくと尚良いでしょう。今日のマストは、「3月にキューチャン!で公開する人事関連の記事企画を10個出す」、今日のウォントは、「10個出した企画をそれぞれ誰が執筆するのか決める」というように決めておくと、予想以上に会議が早く進んだ場合でも時間を余すことなく活用できます。

・ランチをしながら会議する

pixta_23379484_M (1)

ランチの場で会議を行うというランチ会議。台湾の企業はよく取り入れている施策です。このランチ会議というのは、ランチを食べ終わるまでに全てのアジェンダを消化するというもの。「食べ終わるまで」という明確なデッドラインを設定してあるため、時間を意識しながら会議をするようになります。

最近、日本でもランチ会議を取り入れている企業が多いのだそう。ダラダラと議論を続けることが少なるので、一度試してみてはいかがですか。

生産性の高い会議を目指そう

大きなプロジェクトや案件に関わると、会議に参加する機会が多くなるもの。「気がついたら会議だけで1日が終わってしまった」なんて経験も1度や2度あると思います。そうなると必然的に残業も増えてしまいがち。そうならないためにも、今一度、会議のあり方を見直してみてはいかがでしょうか。

キュービックでは新しいメンバー(社員・インターン)を募集中!

採用エントリーはこちら

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket
  • LINEで送る